OFFICE AUTOMATION (OTOMATISASI KANTOR)

Definisi Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor adalah : Sistem yang memberikan fasilitas tugas–tugas
pemrosesan informasi sehari-hari dalam perkantoran dan organisasi bisnis.
Pengguna sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf
maupun yang masuk kategori level manajemen.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Pengolahan Kata
Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang
secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk
menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan
komunikasi tertulis yang lebih efektif. Manajer merasakan suatu hasil atas
investasinya jika orang yang diajak berkomunikasi oleh manajer
tersebut menggunakan pengolahan kata dalam menyiapkan memo, surat dan
laporan.
2. Surat elektronik
Surat elektronik (electronic mail), populer dikenal sebagai E-mail, adalah
penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal
komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk mengatasi
sejumlah kekurangan yang terdapat pada telepon konvensional. Salah satu
kekurangn tersebut adalah memo pesan telepon (telephone tag), yaitu saling
membalas telepon hanya untuk menemukan bahwa orang yang ditelepon tidak
ada. Surat elektronik berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
memungkinkan manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang
lain. Surat elektronik efektif jika tidak diperlukan percakapan dua arah dan jika
jaraknya jauh, seperti di seluruh dunia.
3. Voice Mail
Voice mail serupa dengan surat elektronik kecuali bahwa kita mengirim pesan
dengan mengucapkannya kedalam telepon daripada mengetiknya, dan kita
menggunakan telepon kita untuk mengambil pesan-pesan yang dikirimkan
kepada kita. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan
meyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya
kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai memiliki voice
mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan
audio ke dan dari bentuk digital.
Kelebihan utama voice mail dibandingkan surat elektronik adalah manajer tidak
perlu mengetik. Voice mail juga mempermudah untuk menyertakan orang-orang
di lingkungan perusahaan dalam jaringan komunikasi. Jika manajer ingin
menggunakan voice mail untuk berkomunikasi dengan orang lain diluar
perusahaan, tiap orang diluar perusahaan tersebut perlu memiliki voice mailbox.
4. Kalender Elektronik
Kalender elektronik (electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan
komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, dan menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal
keyboard.
Kita dapat mengakses kalender manajer lain selain kalender kita. Jika kita ingin
menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender elektronik dapat membuat
komputer memeriksa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat
untuk bersama. Jika kita ingin pergi menemui seseorang, kita dapat memeriksa
kalendernya terlebih dahulu untuk menentukan apakah orang tersebut ada. Jika
mau, kita dapat mencegah orang lain mengakses seluruh atau sebagian kalender
kita.
Kalender elektronik bersifat unik diantara aplikasi office automation karena
tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah.
Sebaliknya, kalender eleketronik menyiapkan saat untuk komunikasi. Kalender
electronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal
pertemuan yang penuh.
5. Konferensi Audio
Konferensi audio (audio conferencing) adalah penggunaan perlatan komunikasi
suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar
secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi telepon
merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Sejumlah
perusahaan memasang sistem yang lebih rumit yang terdiri dari sirkuit
komunikasi audio pribadi berkualitas tinggi yang dapat diaktifkan dengan
menyentuh saklar.
Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer. Konferensi audio hanya
melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi dua arah.
6. Konferensi Video
Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan
para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut
menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi
video juga tidak memerlukan komputer.
Bagi banyak perusahaan pertimbangan teknologi dan biaya mungkin menunda
konferensi video, tetapi akhirnya masalah ini akan terpecahkan. Konferensi
video memiliki daya tarik karena memungkinkan para manajer berkomunikasi
dalam cara yang paling mendekati pertemuan temu muka. Kemampuan untuk
menjangkau jarak geografis yang jauh melalui konferensi video memungkinkan
lebih banyak manajer terlibat dalam pengambilan keputusan dibandingkan
sebaliknya.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio dan video karena dapat
digunakan dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan
konferensi komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja
sebelah. Penggunaan seperti itu tidak praktis dengan audio dan video.
Teleconferencing mencakup seluruh tiga bentuk konferensi eleketronik-audio,
video dan komputer.
8. Transmisi Faksimili
Fax, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan
membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering
berupa saluran telepon suara biasa.
Transmisi faksimil dapat dilakukan dengan menggunakan mesin fax atau
komputer. Fax board memungkinkan komputer mikro berfungsi sebagai mesin
fax. Dengan menambahkan board tersebut, kita dapat menerima pesan fax dan
menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Kita juga dapat
mengirimkan pesan fax dengan mengetiknya pada keyboard.
9. Videotex
Videotex adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT
materi narasi dan grafik yang tersimpan. Popularitas videotex diharapkan
meningkat seiring bertambahnya jasa langganan yang ditawarkan dan
perusahaan-perusahaan menciptakan file penyimpanan informasi untuk mereka
gunakan sendiri atau untuk digunakan oleh pemasok dan pelanggan mereka.
10. Pencitraan
Pencitraan (imaging), seperti yang digunakan sekarang merupakan penggunaan
pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah
catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan d
dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil
untuk ditampilkan atau dicetak.
Pencitraan digunakan untuk pemecahan masalah jika dokumen historis perlu
ditelaah dengan maksud untuk memahami suatu masalah. Pekerjaan ini tidak
mungkin dilakukan oleh manajer. Sebaliknya, seseorang yang membantu
manajer, seperti asisten administrasi atau staf analis, akan mengambil dokumen
itu bagi manajer dan menyajikannya dalam bentuk salinan kertas.
11. Desktop Publishing
Desktop publishing (DTP) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan
output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh
typesetter.
Penggunaan DTP sebagai peralatan pemecahan masalah meliputi aplikasi
administratif dan teknis. Para anggota tim pemecahan masalah dapat
menggunakan DTP untuk menyiapkan usulan (proposal) dan laporan untuk
saling berkomunikasi dengan orang lain di organisasi.
Kantor Masa Depan
Sekarang telepon/voice network perusahaan tergantung sepenuhnya pada
komputer/data network. Dimasa yang akan datang network (jaringan) akan
dikombinasikan menjadi suatu jaringan kantor yang terintegrasi. Sebuah workstation
yang baru ditambahkan vioce receiver dan vioce speaker yang dapat berfungsi seperti
telepon. User dapat menggunakan workstation mereka untuk melakukan panggilan jarak
jauh melebihi internet.
Sekarang kantor memiliki mesin fax untuk menerima dan mengirim
dokumen secara elektronik dan menghasilkan hardcopynya. Fax juga dapat dikirim dan
diterima melalui PC, tetapi mesin fotocopy konvensional tersebut masih bersifat standalone.
Dimasa yang akan datang, mesin fotocopy dapat diintegrasikan menjadi jaringan
perkantoran dan akan menggantikan fungsi dari mesin fax yang masih stand-alone. Satu
atau beberapa fotocopy dokumen dapat dicetak suatu mesin fotocopy dari workstation
dikantor yang sama atau dari tempat yang jauh. Semuanya dalam satu mesin (printer,
copier, scanner dan fax), misalnya : Hewlett Packard OfficeJet R80.
Penyimpanan dokumen merupakan area pengembangan lain dari otomatisasi
kantor. Dimasa yang akan datang dokumen akan disimpan secara digital, terutama
sekali dengan munculnya teknologi pencitraan (imaging technology). Dengan citra,
apapun tipe kertas dokumen, termasuk laporan, grafik dan fotografi dapat dibaca dengan
scanner digital dan diterjemahkan ke bentuk digital sehingga dapat disimpan di sistem
komputer, yang nantinya dapat dicetak pada kertas, ditampilkan pada video display unit
atau diteruskan ke workstation lain.
Jika suatu perusahaan sudah berpindah ke otomatisasi kantor, mereka akan
mendapatkan beberapa pelajaran penting, yaitu :
1. Proses otomatisasi kantor harus dikoordinasikan oleh setiap unit kantor dan
tidak dapat berjalan sendiri-sendiri.
2. Penekanan harus pada kebutuhan informasi , masalah yang akan dipecahkan
didalam otomatisasi kantor seperti pada aplikasi teknologi informasi lainnya.
3. Pelatihan dan pendidikan untuk semua bagian yang terlibat adalah prasarat
penting untuk mencapai sistem yang sukses.
4. Otomatisasi kantor akan menjadi proses yang evolusioner, merubah anggapan
tentang dongeng sebuah kantor dimasa yang akan datang, tetapi bukanlah
harapan yang hanya didapat hanya semalam.
5. Pendefenisian kembali fungsi kantor dan membangun kembali aturan individu
diharpkan mampu mencapai keuntungan maximum dari otomatisasi kantor.

Referensi
McLeod Jr, Raymond., Sistem Informasi Manajemen : Studi Sistem Informasi Berbasis
Komputer, (Terjemahan), Edisi Keenam, Jilid 1 & 2, Penerbit PT Bhuana Ilmu
Populer, Jakarta, 1996.

Sumber :
MateriKuliah.Com